Neat escáner:diga adiós a los papeles

Si  usted  no puede romper el hábito de guardar cada  tarjeta, recibo, cuentas u otros papeles importantes. Entonces, sabe  lo fastidioso que resulta organizarlos.

La solución para esto es: Neat Desk Scanner,  un sistema de archivo digital de documentos  consistente  en la  combinación de un escáner de mesa  con un programa inteligente  (PC o Mac), que interpreta el contenido de los documentos para ser ordenados automáticamente de acuerdo a sus  diferentes tipos (documentos, recibos y contactos).

El escáner  en sí,  ocupa muy poco espacio en el escritorio y trae una bandeja  dividida en medidas que corresponden al  tamaño de una hoja de papel normal,  otra más pequeña para recibos y la ultima para  tarjetas de visita.

La esencia del sistema,  es el  programa o software que mediante la tecnología  de Reconocimiento óptico de caracteres (ROC ó OCR en inglés),  identifica campos específicos del documento que son interpretados  y guardados  en una base de datos. Por ejemplo en  un recibo, reconoce  el nombre del vendedor, la fecha, la cantidad pagada, etc .

La combinación escáner/programa,  trabaja excelentemente, pero tiene algunas  fallas en el reconocimiento de los textos y números  y por esa razón, guarda una imagen del original. Sin embargo, el defecto no debe atribuirse a Neat, sino a las limitaciones de la tecnología ROC  que en algunas ocasiones,  como pliegues en el  papel, tipo de letra y   escritura manual,  reconoce erróneamente   los caracteres.

El   programa permite una gran flexibilidad en el escaneó de los documentos, pudiéndose elegir  entre formato PDF o JPG,   Blanco y Negro o Color (ocupa más lugar en el disco duro), en  una o  las dos caras del papel (si una de ellas está vacía se puede  descartar automáticamente), y  la combinación de un número ilimitado de páginas para  ser archivadas como un solo documento.

Los  documentos escaneados,  son automáticamente clasificados, organizados y archivados en diferentes  categorías como  documentos, recibos o  contactos.  Pero, nada es rígido y se ajusta a los deseos y necesidades del usuario. Personalmente, preferí  abrir carpetas  separadas para  las  cuentas  del  cable TV,  las de las tarjetas de crédito, la  de electricidad, reparación y seguro del auto y otras que contienen estrictamente documentos y contratos.

Encontrar un documento es sencillo y  las búsquedas se pueden realizar  utilizando  una gran variedad  opciones como búsqueda por palabras, cantidades, tipo de documentos y rango de fechas.

La  información, parcial o total  contenida en la base de dato,  puede exportarse a programas como Excel,  Quicken o  TurboTax, que  facilitan la creación rápida de informes con propósitos contables o para la preparación de Impuestos.   

Los datos extraídos de las tarjetas de visita como nombre, cargo compañía, dirección, teléfono y otros, pueden ser sincronizados  con Outlook o con cualquier libreta de direcciones de los programas de correo electrónico.

Estoy muy satisfecho con el sistema, es fácil y  eficiente,  especialmente con la invalorable ayuda y consejos que se puede obtener de los  videos instructivos  y que se encuentran en las páginas de Neat.

Quizás la mayor crítica sea el precio y que alcanza  los 399,95 dólares. No obstante el esfuerzo económico vale la pena, especialmente si  tomamos  en cuenta   la resolución de la agencia encargada de recolectar los impuestos en los Estados Unidos (IRS),  que   acepta la copia digital como legitima (http://www.irs.gov/pub/irs-tege/rp-97-22.pdf ), y  trayendo como feliz consecuencia, la autorización de enviar los papeles al cesto de la basura.

A modo de  complemento,   la  empresa Neat  ofrece  el servicio NeatCloud+ NeatMobile, que por un costo adicional y  con la ayuda de una aplicación (Apple o Android), sincroniza  (en la nube),  la base de datos y  convierte la   cámara fotográfica  del teléfono o tableta en un  escáner  portátil de documentos, cuyas imágenes son  enviadas  para su  reconocimiento y clasificación.

Para crear increíbles presentaciones en su Mac

Seguramente durante su vida profesional o familiar se encontrará con la necesidad  de crear una presentación o “slideshow” con fotos, videos  y música. Cualquiera sea el motivo,  nada  más fácil que usar  la nueva versión (4.1), del  recientemente actualizado programa  Foto Magico4 de Boinx, para obtener resultados sorprendentes.

FotoMagico4, es una sofisticada herramienta que  le permitirá acceder desde su simple interfaz  a  las galerías de su computadora, como las  de fotos y videos creados por los programasde iPhoto, Aperture y Ligthroom, como así también a las de  música creadas por iTunes y GarageBand .

Mediante el método de “drag and drop”, cada elemento  será incluido en la barra conocida com   línea de tiempo o  guión y desde donde   se establecerá  el orden y  duración exacta de cada foto  o video en la pantalla, la transición o efectos  entre cada una ellas y el audio que acompañará  a las imágenes  a partir de archivos musicales  o  de grabación de  voz .

La versión 4 de FotoMagico,  incluye  nuevos e importantes  elementos como el permitir  que   cada diapositiva o cuadro esté compuesto de  hasta 6 capas (layers) , conteniendo una  imagen, película o título, posibilitando  producir  cantidades ilimitadas de efectos  artísticos y un sistema  de “telepromter”  o apuntador electrónico,  que ayudará durante la grabación de la narración simultanea.

De versiones anteriores conserva la simplicidad  de  agregar títulos o comentarios de texto,  el zoom y la rotación de fotos y su edición básica,  corrigiendo el color, el tono y la saturación.

El resultado final,  puedes ser exportado en  diferentes formatos para ser enviado en correos electrónicos   o  preparados en alta definición,  para ser distribuidos en  DVD, en  YouTube o en los dispositivos de Apple como el iPad, IPod,  iPhone y Apple TV.

Su precio oficial es de 139, 99 dólares,  pero se vende a  99,99 dólares directamente de las páginas de Boinx Software.

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